国内企业应该重视电子邮件存档问题

　电子邮件现在已成为企业以及个人之间通信联络的一种重要的方式。特别对于一个企业来说，除了提供基本的通讯功能外，电子邮件还可储存大量商业信息。根据企业战略集团(EnterpriseStrategyGroup)的行业分析，超过70%公司的知识产权信息存放于其用户的电子邮箱中。更重要的是，电子邮件还可以详细记录公司的交易情况，既可以作为证明公司合法经营的法庭证据，也可以作为识别违反公司内部政策行为的原始资料。因此，越来越多的公司决定把电子邮件保留更长的时间，并证明在保留期间内没有修改过邮件。

　　国外企业重视电子邮件存档

　　全球电子邮件数量的增长及对公司机构重要性的增加，使得企业IT及网络管理人员在确保邮件顺畅发送的同时，还必须负责电子邮件的保存，以便司法诉讼或监管部门调查时进行取证。这种情况日趋普遍。2004年，一项由美国管理协会(AMA)和电子政策学会(ePolicyInstitute)联合发起的对美国840家公司的调查显示，超过1/5的公司即21%的受访者在法庭诉讼或监管部门调查时被要求出示其雇员的电子邮件和即时消息，这一比例较2003年的14%有所上升，比2001年的9%要高出两倍以上。这种趋势也扩展到美国以外的国家和地区。2005年6月，新加坡高等法院允许在法律辩护中出示邮件作为证据。

　　因此在今天，邮件不仅发展成为主要的商业沟通形式，也成为司法调查的主要工具。美国如萨班斯法案(Sarbanes-Oxley)、证券交易委员会(SecuritiesandExchangeCommission)都详细制定了关于邮件保存的规定。利用邮件作为法庭证据的趋势日益增强，意味着企业必须很好地管理和保留电子邮件数据，否则对于电子数据的查询需求很可能使企业的业务处于风险中。而这对于那些有严格法规要求的行业而言，则会更加复杂。无法提供所需的电子邮件记录——或由竞争对手来提供这些记录——会带来严重处罚。即使不被法规限定要求的公司，也应该持续保留电子邮件记录。保存邮件记录可协助用于证明无罪或证明涉案，甚至是商业合同纠纷这样的一般诉讼也可由此取证。

　　所以在美国等发达国家，许多企业对电子邮件的存档工作非常重视。对于国内企业来说，目前许多企业还没有意识到电子邮件的存档问题的重要性。这一方面由于我国还没有法律明文规定电子邮件将会成为法律证据，另一方面，企业对于电子邮件的重要性认识不够。不过，随着国内企业国际化进程的加快，许多走出国门的企业对电子邮件存档问题也越来越重视。目前许多中国企业开始在美国、新加坡、英国等地上市，当地法律要求必须进行电子邮件存档，这使得这些海外上市的企业对此比较重视。据了解，中国移动近期启动电子邮件存档系统建设。

　　邮件保存面临的挑战及解决方案

　　Gartner调查显示，多数大企业在任一给定时间内会平均处理86件诉讼，每个案件的费用在120万至140万美元之间，而且是在做出判决或清算之前。Osterman调查显示，单个用户平均每年发送和接收近25000封邮件。邮件的使用继续高速增加，将不可避免地带来更多的邮件查寻需求。邮件查寻花费昂贵，许多法律查寻请求要求在72小时内执行。如果没有合适的工具及策略，一个邮件法律查寻事件会耗费150000美元到250000美元以上。Gartner指出，大型企业一个电子查寻事件的平均花费是150万美元。

　　随着诉讼加大了对公司邮件查询的请求，快速访问归档邮件将可以很好地控制成本。正常情况下，电子邮件查询过程是一项耗时费钱的工作。多数公司会定期(如每个工作日、每周或每月结束时)将邮件备份到磁带上。这意味着成千的邮件及其附件被保存在大量没有索引的磁带上，并通常离线存储。当整个邮箱、系统或数据中心需要快速重建，进行灾难恢复时，这些备份磁带就显得非常有用。但它们并不适用于信息查询。

　　邮件的保存对多数企业来说都是个较大的挑战。邮件及其附件的容量庞大且随时改变，必须在保存足够长的时间后进行归档，从而仍可快速获取，并在完成法律义务后被处理掉。多数企业没有适当的邮件归档方案，因而使得法律行为更加复杂化。

　　传统备份系统的限制 将邮件定期备份到磁带上意味着成千上万的邮件及其附件被保存在大量未索引的磁带上，并且通常是离线备份。因此，查找备份在磁带上的邮件，就必须手工恢复并查询每个磁带上的信息——通常这样做的成本是2000到5000美元/磁带。数据恢复后，必须被提取作为呈堂证供。这使得基于内容和上下文的电子邮件及附件信息查询工作非常费时费钱，同时无法确保恢复所需记录。

　　控制笔记本电脑邮件 在司法求证程序中，存于员工笔记本电脑上的邮件(本地邮件缓存中的微软Outlook/Exchange内的.PST文件)也是很难处理的。获取这些.PST文件意味着一个艰苦的过程:从每台笔记本电脑上拷贝所有的业务记录，然后在其中查找特定的文档，包括像PDF这样不能进行电子搜索的文档。数据被恢复后，必须被提取作为呈堂证供。

　　对于IT及网络管理者来说，选择什么样的工具，合理保存邮件，更方便地遵循电子邮件查询要求的工具和流程成为他们关心的主要问题。不过，一些企业已开始提供这样的解决方案。比如，赛门铁克公司的VERITASEnterpriseVault软件可使公司将电子邮件程式化地存档于一个使用一种更经济有效的存储介质的集中存储器中。使用赛门铁克VERITASEnterprise Vault Discovery Accelerator，可使企业查询和管理与特定事件或案例相关的信息。该软件还可让多人执行复杂的查询，从而更有效地为法庭诉讼提供信息。赛门铁克VERITAS Enterprise Vault提供邮件归档及查询能力，通过自动、策略控制的归档管理内容并在线存储。